Бесплатно!
Полнофункциональная демо-версия
EOS for SharePoint
специально для Вас!

Управление совещаниями

Модуль «Управление совещаниями» системы EOS for SharePoint предназначен для автоматизации процессов, связанных с подготовкой и проведением любых совещаний и заседаний.



«Управление совещаниями» позволяет выстроить «с нуля» либо оптимизировать существующие схемы деловых процессов подготовки и проведения совещаний, а также исполнения принятых на заседаниях решений. Модуль ориентирован на управление полным «жизненным циклом» совещаний на всех его стадиях:
  • планирование;
  • проведение;
  • оформление результатов;
  • исполнение принятых решений.
Решение «Управление совещаниями» обеспечивает соблюдение установленных регламентов, а также прозрачность и управляемость всех работ по подготовке и проведению совещаний. Состав работ, проводимых на каждом этапе, может быть настроен под конкретные процессы организации. 

К основным возможностям модуля «Управление совещаниями» относятся:

1. Планирование и подготовка совещания:
  • планирование даты и времени совещания (в том числе периодических совещаний – «планерок»);
  • согласование даты и времени проведения совещания с его участниками;
  • определение списка участников заседания;
  • возможность коллективного обсуждения пунктов повестки;
  • рассылка уведомлений (приглашений) участникам совещания по электронной почте;
  • планирование ресурсов (помещений, компьютеров, проекторов и пр.).
2. Проведение совещания и оформление его результатов:
  • отметка присутствия участников (регистрация);
  • фиксация хода обсуждения и принятых по вопросам повестки решений;
  • автоматическое формирование протокола совещания с возможностью отправки его на согласование.
3. Организация исполнения принятых решений:
  • автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании, и рассылка заданий на исполнение;
  • рассылка протокола совещания по электронной почте участникам и заинтересованным лицам;
  • контроль исполнения решений совещаний через «рабочий стол» пользователя в EOS for SharePoint, а также с помощью отчетов в системе;
  • обеспечение исполнителям доступа к материалам совещания, относящимся к заданию;
  • формирование отчетов (в формате MS Excel) по результатам совещаний.
К преимуществам модуля «Управление совещаниями» относятся:

  • автоматическая рассылка приглашений на совещания существенно ускоряет и упрощает процесс их подготовки;
  • функции автоматической генерации файлов протокола, отчета, экономят время за счет ликвидации рутинных операций по документальному оформлению результатов совещания;
  • автоматическая генерация заданий по решениям, принятым на совещании, позволяет значительно сократить промежуток времени от момента проведения совещания до получения задания исполнителем. В итоге уменьшатся общие временные затраты на исполнение поручения;
  • файлы протокола, отчета генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления информации;
  • Полноценная работа с поручениями по совещаниями;
  • Интегрирована в СЭД, т.е. на «Рабочем столе» пользователя также можно просматривать  совещания. Использование единых принципов при работе с задачами.
Данный модуль рассчитан на активное использование в СЭД с большим количеством пользователей и при значительных объемах хранимых данных. 

Пользователи СЭД EOS for SharePoint могут обратиться в компанию «Электронные Офисные Системы» или к любому из наших партнёров и приобрести данный модуль, заказать его установку и настройку под специфические процессы организации.



Повестка совещания


Карточка повторяющегося события


Поручения по совещанию


Сформированный протокол совещания в Word


Календарь совещаний


Карточка совещания

Модуль «Управление совещаниями» в EOS for SharePoint

Получите демо-версию или закажите презентацию

Заполните заявку и мы оперативно свяжемся с вами!

Заполнить заявку
О системе Видео и FAQ Компания Партнеры Контакты

«Электронные
Офисные Системы»

ул. Шумкина, д. 20, стр. 1,
Москва 107113, Россия

+7 (495) 221-24-31

Давайте дружить
Найдём всё!