ГлавнаяО компанииСтатьиРабочие процессы в шарике для документооборота: стандартные и не очень

Рабочие процессы в шарике для документооборота: стандартные и не очень

Вадим Мигажев
http://habrahabr.ru/company/eos/blog/185470/

Довольно большое количество организаций, государственных и коммерческих, если не поставили у себя Sharepoint, то хотя бы слышали и представляют себе что с помощью него можно делать (спасибо маркетологам Microsoft).

В этой статье хочу кратко описать основные известные мне способы создания рабочих процессов в Sharepoint, и, в качестве дополнительной темы – то, как это можно сделать в одном из прикладных решений – EOS for Sharepoint. Тематика рабочих процессов – документооборот.

Представим себе бизнес-процесс согласования документа, заявки или другой сущности, который схематично можно изобразить так, как на рисунке 1 (последовательное согласование по линейному маршруту) и по очереди рассмотрим подходы:

1. Использование встроенного в Sharepoint бизнес-процесса утверждения (три этапа)
2. Моделирование процесса в Sharepoint Designer
3. Создание рабочего процесса в Visual Studio
4. Создание рабочего процесса в решении EOS for Sharepoint

Сознательно опущу здесь такие методы как написание Custom Activities + Sharepoint Designer, создания конструктора рабочих процессов в Visual Studio, использование логики в Infopath формах. Первый несущественно повышает логическую гибкость по сравнению с Sharepoint Designer, второй сложен в разработке, которая будет обоснована разве что при разработке собственных коробочных решений. Ну а формы InfoPath есть только в Enterprise-версии, желание покупать Enterprise есть не у всех.

6d1d73ec8f822d55e7c7226402d1a04b-1.png

Рисунок 1 – Схема линейного согласования

Очевидно, если автоматизируемый бизнес-процесс выглядит так, как на рисунке 1, то, с некоторыми оговорками, подойдет любой способ – дело только в целесообразности. Я бы использовал встроенный рабочий процесс + удобное оформление страниц и представлений списков.

Но что делать, если процесс согласования выглядит так, как на рисунке 2? Здесь процесс согласования нелинейный, и маршрут зависит от нескольких условий.

34dad16bd9388b5b49cda53a311e355d-1.png

Рисунок 2 – Схема нелинейного согласования

В отделе документационного обеспечения (2-й шаг), получив проект документа, могут решить, что в процесс требуется добавить дополнительных согласующих. Кроме того, на согласование к финансовому директору проект должен направляться только при условии, что сумма договора по проекту составляет более 900 000 рублей.

По поводу возможных средств здесь ситуация выглядит иначе:

1. Использование встроенного в Sharepoint бизнес-процесса утверждения

Встроенный процесс не поддерживает ветвления, а значит для решения задачи не подойдет

2. Моделирование процесса в Sharepoint Designer

Если бы передо мной поставили условие смоделировать процесс в Sharepoint Designer, я бы, несколько ругаясь, написал что-то подобное тому, что изображено на рисунке 3.

d890405bea7241738e7f663f12b85346-1.png

Рисунок 3 – Рабочий процесс в Sharepoint Designer

Cовокупностью условных операторов, и настраиваемых форм задач, вроде отображенной на рисунке 4, процесс реализовать можно.

4e2ec8de2f660ff64cc9f383632f1dcc.png

Рисунок 4 – Настраиваемая задача в Sharepoint Designer

Плюсы подхода:

1. При некоторой подготовке, упорстве и наличии свободного времени, с этой задачей справится и грамотный менеджер или адекватный админ.
2. Процесс можно перенастраивать.
3. Возможность ограничения прав пользователя, создающего рабочий процесс.

Минусы подхода:

1. выглядит громоздко и непрозрачно.
2. При большем количестве ветвлений придется рисовать схему рабочего процесса на листочке отдельно – по тому, как это выглядит в Sharepoint Designer, понять что-то сложно.
3. В Sharepoint Designer 2010 циклы в рабочих процессах еще не придумали, поэтому перезапускать процесс в случае отказа не получится, по крайней мере очевидными методами.
4. Большое количество дополнительных действий, которые не относятся к логике процесса.
3. Создание рабочего процесса в Visual Studio

Visual Studio позволяет создавать сколь угодно гибкие и сложные бизнес-процессы. Например, часть описанного выше процесса может выглядеть примерно так (Рисунок 5):

6c64f76178228b06c849a3d55907190d.png

Рисунок 5 – Фрагмент рабочего процесса Visual Studio

Логикой можно управлять, используя циклы While, ветвления If-Else и ConditionalActivity (подробнее можно здесь http://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/hh824675(v=office.14).aspx).

Плюсы подхода:

1. Высокая логическая гибкость
2. Возможности .NET

Минусы подхода:

1. сложность реализации, внесения изменений.
2. требуется программирование и права администратора фермы.
3. Прозрачность только во время написания процесса и при серьезном документировании.
4. EOS for Sharepoint

Eos for Sharepoint – полноценная система электронного документооборота. Визуального редактора процессов здесь нет, но есть встроенный конструктор, который при ближайшем рассмотрении оказывается довольно мощным и простым в использовании. Так, процесс, описанный выше, состоит из последовательной настройки всех этапов (рисунки 6,7,8).

364aa6e2304625cda3ef4cac3e7fda79.png

Рисунок 6 – Выбор участников этапа

1a5ac4a295059407ac6226f32105909a.png

Рисунок 7 – Условия запуска рабочего процесса

Для каждого этапа можно выбрать участников, автоматически настроить права, определить способ ведения истории рабочего процесса (рисунок 6), настроить условия запуска и запросить поля значение полей у пользователя (Рисунок 7). Для этапа, на котором требуются дополнительные согласующие, можно запустить отдельный настроенный рабочий процесс согласования.

После окончания настройки каждого этапа можно настроить параметры рабочего процесса в целом: например, перезапуск рабочего процесса в случае отказа одного из согласующих (в этом рабочий процесс начнется с первого этапа, Рисунок 8).

5a803042be88b16f4f118396459e474a.png

Рисунок 8 – Настройка параметров рабочего процесса

Используя последовательную настройку каждого этапа в EOS for Sharepoint можно смоделировать бизнес-процесс согласования любой сложности за довольно короткое время. Никаких дополнительных действий, проверок и валидаций – с созданием процесса справится любой более или менее грамотный айтишник.

Вывод

Выбор способа автоматизации бизнес-процессов Sharepoint зависит, по большей части, от его сложности. Если процесс очень простой – достаточно использовать стандартные средства. Если процесс сложный и разветвленный, реализация его логики в SPD или Visual Studio может оказаться длительной и сложной, в этом случае эффективнее будет применять сторонние средства, которые позволяют сосредоточиться на логике процесса, не вдаваясь в тонкости реализации.



Получите демо-версию или закажите презентацию

Заполните заявку и мы оперативно свяжемся с вами!

Заполнить заявку
О системе Видео и FAQ Компания Партнеры Контакты

«Электронные
Офисные Системы»

ул. Шумкина, д. 20, стр. 1,
Москва 107113, Россия

+7 (495) 221-24-31

Давайте дружить
Найдём всё!