ГлавнаяО компанииНовостиНовая версия системы автоматизации бизнес-процессов EOS for SharePoint 4.2 – дружественный интерфейс и максимальная эффективность

Новая версия системы автоматизации бизнес-процессов EOS for SharePoint 4.2 – дружественный интерфейс и максимальная эффективность

21 Марта
Напомним, что EOS for SharePoint представляет собой систему, состоящую из нескольких модулей: документооборот, совещания, хранилище файлов. 

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила новую версию ECM-системы EOS for SharePoint. Изменения в версии 4.2 затронули интерфейс рабочих мест пользователей, процессы создания и согласования документов, настройку элементов карточек, работу с файлами, поручениями, способы отображения рабочих процессов, отчетные формы, журналирование изменений по различным объектам системы и многое другое. 

Учитывая потребности заказчиков в оптимизации бизнес-процессов и тренды рынка, разработчики при подготовке релиза EOS for SharePoint 4.2 сосредоточились на повышении «дружественности» интерфейса, а также добавили в систему некоторые дополнительные возможности, улучшающие ее юзабилити. В целом все эти доработки повышают уровень комфорта пользователей и позволяют использовать систему с максимальной эффективностью.

Интерфейс рабочего места: настраиваем и убираем лишнее

EOS for SharePoint 4.2 получила дополнительные возможности индивидуальной настройки интерфейса. Например, теперь настраиваемым является отображение вкладок в карточках документов, проектов и задач. Можно изменять перечень вкладок на карточке, а также заголовок каждой вкладки. Это позволяет адаптировать карточки под специфику бизнес-процессов и представлять информацию в том виде, который будет более удобен или привычен для пользователя. Позволив настраивать вкладки, управляющие элементы и убирать неактуальные для данной роли информационные блоки, создатели системы тем самым дали возможность пользователям сосредоточиться только на необходимых операциях и процессах, обеспечив все условия для удобной и продуктивной работы.
21032016-1.png
 
Возможности настройки вкладок в карточке документа
21032016-2.png

Настроить карточку? Элементарно!

Изменился также общий дизайн карточек документов и проектов. В частности, панель инструментов (риббон) в верхней части карточки документа сокращена – оставлены только актуальные для данного типа карточки документа функциональные иконки. 
21032016-3.png
Карточка документа с сокращенной панелью инструментов
21032016-4.png
 Карточка проекта документа с сокращенной панелью инструментов

В новой версии EOS for SharePoint доработан интерфейс некоторых стандартных рабочих мест (РМ). Напомним, что в системе уже «в коробке» существует несколько преднастроенных рабочих мест в соответствии с ролями пользователей в системе – руководителя, регистратора, пользователя, контролера и универсальное. 

В EOS for SharePoint 4.2 на РМ регистратора и контролера добавлены специальные дашборды (управляющие панели), которые содержат блоки, облегчающие доступ к основным операциям и информации в системе. В частности, на дашборды этих рабочих мест вынесен блок доступа к формированию отчетов.
21032016-5.png
Дашборд регистратора

Интересным дополнением в интерфейсе системы является поддержка фотографий сотрудников. В EOS for SharePoint 4.2 фотографии пользователей дополнительно отображаются в «дереве» поручения и маршруте рабочего процесса совместной работы. В результате сотрудник, участвующий в коллективной работе в ECM-системе, воспринимает своих коллег не только как совокупность фамилии и должности, но и визуально. По мнению экспертов, фотографии «очеловечивают» систему и привносят в деловые процессы элементы социализации.

Работа пользователя в EOS for SharePoint 4.2: новые инструменты и максимум удобств

Разработчики обновленной версии EOS for SharePoint создали несколько инструментов, которые облегчают ежедневную работу пользователя. В частности, на рабочем месте изменился режим просмотра задач. Новые задачи теперь выделяются жирным шрифтом, чтобы пользователь сразу же обратил на них внимание.

Также на рабочем месте появилась возможность просмотра вложений (аналогично существующей в карточке документа): теперь приложенные к документу или проекту файлы можно просматривать в полноэкранном режиме, открывая их прямо из списка. Нет необходимости открывать для этого карточку – файл для просмотра, можно выбрать из диалогового окна, которое отображается при клике курсором на «скрепку» – значок, показывающий наличие прикрепленных к карточке файлов.
21032016-6.png
 Новые возможности просмотра файлов на рабочем месте
21032016-7.png
Полноэкранный предпросмотр вложений

Появилось новое диалоговое окно создания файлов – теперь в системе можно создавать папки с шаблонами и выбирать шаблоны имен файлов. Также поддерживается автоматическое переименование файла по шаблону.
21032016-8.png
 Новое диалоговое окно при создании файлов

В EOS for SharePoint 4.2 добавлены элементы, повышающие информативность карточек. Так, в карточке документов появился новый журнал – «Журнал движения». В нем отображаются все задачи по документу и по поручениям в хронологическом порядке, что позволяет легко проследить всю «историю вопроса». Кроме этого, добавлена настраиваемая вкладка «Сведения о документе (проекте)», содержащая общую информацию – регистрационные данные, краткое содержание и т.д.

Появились новые статусы, касающиеся отправки документа – «Не отправлен», «Возврат». Ссылки на связанные документы в карточке отображаются иерархически, при этом вид группировки пользователь может выбирать.
21032016-9.png
Отображение в карточке связанных документов

В процесс работы с поручениями добавлен новый статус – «Отказ от исполнения» задачи по поручению с возможностью настройки (определяются условия, при которых пользователь может отказаться исполнять задачу). Также контролер получил право отменять поручения.

В обновленной версии появилась дополнительная функция, важная для делопроизводителей и контролеров – автоматическое вычисление срока, который потребовался для исполнения задачи, и количества дней просрочки. Теперь, просматривая задачи, можно видеть не только их статус, но и более подробные сведения об исполнении.
21032016-10.png 
 Подробные сведения об исполнении задач/поручений

В релиз EOS for SharePoint 4.2 уже в «в коробке» включено 15 шаблонов отчетов. Многие из этих шаблонов пригодятся не только делопроизводителям и контролерам, но и менеджерам в качестве инструментов для анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников. 
 21032016-11.png
Шаблоны отчетов в EOS for SharePoint 4.2

Все отчеты из EOS for SharePoint могут выгружаться в Excel, где их можно отобразить в графическом виде. Представление отчетных форм в таком формате подает аналитическую информацию, содержащуюся в отчете, более детально и наглядно, что облегчает ее восприятие.
21032016-12.png 
Отчеты в графическом виде

В версии 4.2 появились новые объекты и операции, по которым протоколируются действия пользователей. В частности, важным дополнением, актуальным для делопроизводителей и контролеров, является расширенное журналирование изменений карточки документа. По просьбе пользователей добавлена возможность формирования печатной формы этих изменений.

Рабочий процесс совместной работы: прозрачность и визуализация

Дополнения в новой версии EOS for SharePoint появились и в блоке рабочего процесса совместной работы. Основные идеи этих доработок – повышение прозрачности и использование элементов, позволяющих представить маршрут процесса более наглядно.

В частности, появилась возможность оставить карточку проекта документа после создания в стадии редактирования без запуска процесса совместной работы (отправки по маршруту). В системе такой проект документа имеет статус «На редактировании».

Таким образом, автор имеет возможность выбирать – отправить по маршруту проект документа сразу после создания или оставить в стадии редактирования. Отправить проект документа по маршруту (то есть запустить рабочий процесс совместной работы) автор может позднее, после внесения необходимых правок.
21032016-13.png
 Стадия редактирования проекта документа
21032016-14.png
 Отправьте на согласование документы, когда будете готовы!

Дополнительной функцией рабочего процесса совместной работы является добавление возможности просмотра всего маршрута. При этом можно увидеть условия выполнения каждого этапа, участников процесса и ход исполнения на любой стадии.
21032016-15.png
 Маршрут в EOS for SharePoint 4.2
21032016-16.png 
21032016-17.png 

Изменения в новой версии EOS for SharePoint также затронули дизайн формы запуска рабочего процесса, систему оповещений, отчетные формы (расширен список отчетов по ролям пользователей), механизм верификации некоторых полей и др. В ближайшее время система будет дополнена модулем поддержки СЭВ (Сервер электронного взаимодействия). 

А что дальше?

В планах не только развитие функций управления документами, но и развитие сопутствующих модулей- корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов, а также доработка текущих – управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения и пр.

Мы активно развиваем данное направление, и будем радовать наших клиентов новыми релизами как СЭД, так и других модулей системы EOS for SharePoint.

Получить бесплатно

Вы можете подробнее ознакомиться с обновленной системой и попробовать ее в работе. Заполните специальную форму на нашем сайте, и вы получите виртуальную машину с демо-версий EOS for SharePoint 4.2.


Получите демо-версию или закажите презентацию

Заполните заявку и мы оперативно свяжемся с вами!

Заполнить заявку
О системе Видео и FAQ Компания Партнеры Контакты

«Электронные
Офисные Системы»

ул. Шумкина, д. 20, стр. 1,
Москва 107113, Россия

+7 (495) 221-24-31

Давайте дружить
Найдём всё!