ГлавнаяКлиентыИсполнительные органы государственной власти Республики Бурятия

Исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия

http://ict-online.ru/interview/i92682/
http://spbit.ru/interview/i92682/
http://ecm.ict-online.ru/interview/i92682/

Председатель Комитета по информационным технологиям и документальной связи Валерий Андронов любезно согласился рассказать нам о практической работе системы оказания государственных услуг (СОГУ) на базе портальной СЭД EOS for SharePoint разработки компании «Электронные офисные системы» (ЭОС). Система развернута в органах исполнительной власти и местного самоуправления Республики Бурятия, а в планах на 2013 год предусмотрено ее расширение до уровня сельских поселений. Общее число запросов в федеральные ведомства уже превысило 10 тыс., а наиболее популярными являются запросы в Росреестр, ФНС, Пенсионный фонд и ФМС. Валерий Андронов рассказывает о специфике работы СОГУ, практическом опыте интеграции со СМЭВ, работе госслужащих, а также других практических аспектах функционирования СОГУ Республики Бурятия.

Валерий Владимирович, будьте добры, расскажите в целом об установленном решении EOS for SharePoint?

- Внедрение решения EOS for SharePoint разработки компании «Электронные офисные системы» у нас осуществлялось по двум направлениям: для автоматизации документооборота (уже охвачено свыше 1300 пользователей 32 органов исполнительной власти Республики Бурятия, в том числе представительства Бурятии в Москве, а также 23 муниципалитетов районного уровня); для оказания населению государственных и муниципальных услуг в электронном виде. В органах власти, где у нас не было информационных систем, мы внедрили некоего универсального клиента, назвав его Системой оказания государственных услуг (СОГУ), для чего использовали то же самое решение, что и в документообороте, – EOS for SharePoint. СОГУ обеспечивает интеграцию этой портальной СЭД с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) посредством электронных сервисов (или веб-сервисов). Напомню, что система оказания госуслуг в Республики Бурятия была создана в соответствии с № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Постановлением правительства РФ № 451 «Об инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».

Что представляет собой СОГУ сегодня, сколько рабочих мест внедрено?

- Система оказания государственных услуг (СОГУ) Республики Бурятия была зарегистрирована в СМЭВ в 2011 году, то есть сегодня это та система, через которую возможно осуществление запросов к федеральным органам власти. В настоящее время к СОГУ подключены все 15 региональных органов исполнительной власти, участвующих в межведомственном взаимодействии при оказании услуг, в том числе Министерство социальной защиты населения, Министерство по развитию транспорта и т. д.; все муниципальные образования уровня района; сейчас ведется развертывание системы на уровне поселений, – там, где имеются достаточные каналы связи для работы в ней. Всего в органах исполнительной власти Республики Бурятия развернуто сейчас 158 рабочих мест, в органах местного самоуправления (муниципальных образованиях уровня района) – 48 АРМ, а в городе Улан-Удэ развернуто 101 рабочее место. Соответственно, на текущий момент региональными органами исполнительной власти Республики Бурятия сделано уже свыше 10 тыс. успешных запросов к федеральным органам власти в электронном виде. Это статистика, накопленная с сентября 2012 года по январь 2013-го, но основная масса запросов пришлась на последнее время – декабрь-январь. Это именно юридически значимые сведения, полученные через систему и использованные для предоставления государственных и муниципальных слуг.

Общая архитектура СОГУ с учетом взаимодействия с порталом госуслуг,
ведомственной системы электронного документооборота (EOS for SharePoint) и СМЭВ

Для оказания госуслуг потребовалась докупка лицензий или установка дополнительных рабочих мест в системе EOS for SharePoint?

- ДЕЛО в том, что установленная у нас система электронного документооборота работает с открытыми сведениями, в то время как СОГУ работает с персональными данными граждан, – соответственно уровень защиты двух систем разный. То есть потребовалась установка именно дополнительных рабочих мест, причем с физическим разносом от рабочих мест документооборота EOS for SharePoint для обеспечения должной защиты. Хотя и там и там используется одно и то же решение компании «Электронные офисные системы» – EOS for SharePoint. Поэтому с точки зрения работы с системой государственных и муниципальных служащих, то она стала более комфортной и удобной. Тем самым мы получили знакомый для госслужащих интерфейс, к тому же оказание госуслуг, собственно, тоже представляет собой документооборот. Система полностью защищена, отвечает требованиям третьего класса по безопасности, организованный документооборот юридически значим.

Каким образом осуществлена интеграция СЭД и ЕПГУ для конечного пользователя?

- Все реализовано очень прозрачно. Сначала заявитель авторизуется на портале госуслуг, заполняет необходимые данные и прикрепляет требуемые файлы, после чего формируется заявка, которая через СМЭВ автоматически с помощью веб-сервисов передается непосредственно в СЭД соответствующего органа, ответственного за оказание услуги. Там она опять же автоматически регистрируется в картотеке документов (в соответствии с внутренними настройками СЭД, в нашем случае – в EOS for SharePoint), при этом в карточке заявки автоматически заполняются некоторые атрибуты, к примеру, «Вид услуги», «Группа документов», «Вид документа заявителя», «Место оказания услуги» и т. д. В карточке заявки также доступны присланные заявителем файлы. Далее с карточкой заявки работают уже непосредственные исполнители. Все эти этапы отражаются в изменении статуса заявки, автоматически транслируются обратно по СМЭВ на портал госуслуг с информированием заявителя по SMS или электронной почте.

Какие планы по расширению СОГУ на муниципальном уровне и доведению ее до отдельных поселений?

- Как я уже отметил, в настоящее время в органах местного самоуправления муниципальных образованиях районного уровня установлено 48 рабочих мест, дополнительно в каждом поселении мы планируем установить в течение 2013 года 293 рабочих места СОГУ. Кроме того, в планах у нас разработка типового решения СОГУ для удаленных рабочих мест уровня поселений. Что касается муниципалитетов, что здесь также планируется установка дополнительных рабочих мест. Сейчас, как правило, по каждому муниципальному образованию мы устанавливает два рабочих места, но в дальнейшем их число будет увеличиваться. ДЕЛО в том, что федеральным органам власти мы предоставляем 29 сведений, из которых 20 предоставляют именно муниципальные образования. Поэтому количество установленных там рабочих мест мы будем в любом случае увеличивать – услуги разные и сведения по ним требуются тоже разные.

Вы упомянули разработку типового решения СОГУ уровня поселений. Что оно будет в себя включать?

- Это будет рабочее место с минимально необходимым функционалом для обеспечения возможности работы муниципального служащего при оказании госуслуг в электронном виде. Вы знаете, что принцип «одного окна» предполагает наличие некоего универсального оператора, который может не только проконсультировать гражданина, но и принять у него заявку на оказание сразу нескольких услуг. Соответственно, такой универсальный сотрудник должен быть, с одной стороны, обеспечен соответствующим инструментом, позволяющим ему работать с системой межведомственного электронного взаимодействия, с другой – должен оперативно получать консультации о порядке оказания той или иной услуги. Над этим мы и работаем.

Для конечного пользователя все организовано очень прозрачно. Заявку на услугу
он по-прежнему подает через единый портал государственных услуг (ЕПГУ)

Есть ли планы по подключению к системе оказания госуслуг «внешних» по отношению к системе РОИВ организаций?

- В настоящее время мы рассматриваем такую возможность. Вы знаете, что Указ Президента РФ № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» обязывает к 2015 году обеспечить предоставление государственных услуг по принципу «одного окна» по месту пребывания. Буквально сегодня проходило совещание с муниципальными образованиями, они уже высказывают такую потребность. Речь идет о том, чтобы на базе многофункциональных центров (МФЦ) создать возможность получения сведений от всех ресурсообеспечивающих организаций (энергетика, ЖКХ, управляющие компании и т. д.). Поэтому мы, конечно, будем рассматривать решение этого вопроса, сейчас для исполнения указа президента нельзя разделять задачи МФЦ и задачу создания единой технологической инфраструктуры межведомственного электронного взаимодействия. Плотно связанные между собой, они просто не могут существовать друг без друга. Поэтому одной из основных задач по развитию СОГУ на 2013 год будет именно ее развертывание на безе системы многофункциональных центров (уполномоченный МФЦ в г. Улан-Удэ и районные филиалы).

Каким образом происходит обучение новых сотрудников работе в СОГУ?

- Мы уже давно отработали эту процедуру: первоначальное обучение проводят представители компании-разработчика (ЭОС), готовятся методические пособия, в том числе и видеоформата, а далее у нас разработан и функционирует специализированный сайт по работе с данной системой, где выкладываются все соответствующие материалы. Более того, сама установленная СОГУ на базе EOS for SharePoint позволяет справочные материалы, новости, изменения нормативно-законодательной базы и т. д. выкладывать на главной странице системы. То есть каждый государственный и муниципальный служащий при работе в системе видит, на что ему необходимо обратить особое внимание.

Сколько запросов и сколько сведений вы уже передаете ФОИВ в электронном виде?

- Всего таких электронных запросов (адаптеров или веб-сервисов) к федеральным сведениям мы должны разработать 41 по 70 сведениям федеральных органов власти (ФОИВ). Уже разработаны и функционируют, позволяя делать эти запросы и получать данные, по 9 из 41 адаптеру, – они же позволяют нам получать данные от ФОИВ по 22 видам сведений. Кроме того, в настоящее время в тестовой эксплуатации и разработке находятся еще 13 адаптеров к 23 федеральным сведениям. Работа эта продолжаетс, и в этом году она будет закончена. Предстоит в этом году разработать еще 20 адаптеров к 25 сведениям ФОИВ.

Почему данные по числу запросов (адаптеров) и предоставлению сведений разнятся?

- Мы сами являемся поставщиком информации для ФОИВ по 29 сведениям, включая муниципальные образования и региональные органы исполнительной власти. Это т. н. электронные сервисы регионального уровня, разработанного в интересах ФОИВ. Но существует и обратная необходимость – получение информации от самих федеральных органов для оказания электронных государственных и муниципальных услуг. Для этого нам нужно от них 70 соответствующих сведений, а так как один адаптер может включать в себя несколько сведений, получается, что для этого нам необходимо лишь 41 адаптер.

После формирования заявки на услугу на ЕПГУ заявка автоматически с помощью веб-сервисов передается
по СМЭВ в ведомственную EOS for SharePoint, где автоматически регистрируется в картотеке документов

А кто разрабатывает для вас эти адаптеры для СМЭВ?

- Эти веб-сервисы для нас разрабатывает компания «Электронные офисные системы», и она же осуществляет доработку этих электронных сервисов в соответствии с изменениями и рекомендациями Минкомсвязи. Время разработки каждого электронного сервиса отличается, что связано со сбором различного числа необходимых запросов. Соответственно, на более сложный запрос получается и более сложный ответ. К примеру, если у ФНС это ЕГРЮЛ/ЕГРИП, то у «Росреестра» это несколько сведений. Исходя из этого, требуется и разное время разработки этих сервисов: от недели до месяца.

Если у вас уже накоплена статистика, то к каким федеральным ведомствам получилось наибольшее число запросов?

- Да, такая статистика у нас уже имеется. Наиболее популярными оказались запросы к сведениям Федеральной службы государственной регистрации, кадастру и картографии (Росреестр) – они составляют 54 – 55 % всех запросов. Далее идет Федеральная налоговая служба (15 %), а также Пенсионный фонд и Федеральная миграционная служба, у которых по 10 %, на прочие ведомства приходятся оставшиеся 12 %.

Валерий Владимирович, как, по ваши ощущениям, государственные и муниципальные служащие отреагировали на запуск СОГУ в промышленную эксплуатацию, усложнилась ли их работа?

- Я не думаю, что их работа усложнилась, скорее даже наоборот, особенно в плане формирования и отправки запросов. Если до запуска СОГУ служащий должен был подготовить соответствующий запрос на бумаге, конвертировать его, отправить, получить ответ и произвести необходимые процедуры, то при работе с системой необходимо лишь оформить запрос в электронном виде, поэтому с точки зрения оформления на него дополнительных функций не легло. Что касается работы в системе СОГУ на базе EOS for SharePoint, то необходимости заполнения соответствующих полей при формировании запросов – это уже вопрос привычки и освоения всего нового. Есть, конечно, некоторые нюансы, требующие дальнейшей работы, но мы будем их постепенно решать. К примеру, при запросе к Росреестру госслужащие должны каждый раз вводить свои личные данные (паспорт и т. д.), что, естественно, неудобно и требует дополнительного времени. Намного проще автоматизировать этот процесс, и мы работаем в этом и других направлениях.

Большое спасибо за беседу и успехов в работе!




Второй этап

Компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и «Офис-Док» завершили второй этап совместного проекта внедрения системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти (ИОГВ) Республики Бурятия. Поставлено 700 дополнительных рабочих мест системы, проведена модернизация системы и создана подсистема оказания государственных услуг в электронном виде.

Первый этап проекта стартовал в 2010 году, когда руководством заказчика было принято решение о модернизации существующей системы электронного документооборота, исходя из новых требований к системе и планов по предоставлению государственных услуг в электронном виде. В качестве платформы для обновленной системы был выбран только что вышедший на тот момент Microsoft SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010). В качестве прикладного решения, реализующего функции электронного документооборота и оказания государственных услуг, было решено взять продукт компании ЭОС – EOS forSharePoint, полностью встроенный в платформу SharePoint2010 и существенно расширяющий ее возможности.

В ходе подготовительных работ специалисты компании «Офис-Док» провели предпроектное обследование ИОГВ Республики Бурятия, изучили потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Решение EOS forSharePoint полностью удовлетворяло всем компонентам, заложенным в техническое задание и соответствовало всем требованиям по организации документооборота в российских органах государственной власти.

На втором этапе внедрения были доработаны и автоматизированы функции межведомственного обмена документами, добавлена возможность отслеживать маршруты движения документов с учетом раздельного хранения документов в ИОГВ (у каждого ИОГВ отдельная картотека), а также отслеживание внешней отправки, в том числе и по электронной почте. Теперь любое движение или изменение документов, резолюций или задач, подготовка и согласование исходящих и внутренних документов производится с обязательным использованием ЭЦП, что позволило организовать полноценный юридически значимый документооборот, а в дальнейшем полностью избавиться от работы с бумажными документами.

Кроме того, были доработаны функции замещения должностей, отсутствия сотрудников на рабочем месте, был доработан атрибутный поиск и функция автоматического создания поручений из шаблона. Пользователи получили возможность создания проектов документов непосредственно из задач. За счет настройки удобных механизмов визуализации поручений и задач, создания дополнительных журналов в карточке было повышено удобство работы пользователей. Также был разработан целый ряд специализированных отчетных форм, позволяющих получать оперативную информацию о ходе исполнения документов и поручений.

Другой важнейшей задачей данного проекта являлось создание подсистемы оказания государственных услуг в электронном виде, включая автоматизацию прохождения заявок на оказание государственных услуг. Данная подсистема обеспечивает целый ряд уникальных для СЭД возможностей, в том числе прямую интеграцию с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (www.gosuslugi.ru). Были созданы процессы автоматического получения и регистрации заявок с Единого портала, дальнейшее направление их на рассмотрение. Система обеспечивает обмен документами с Порталом в режиме реального времени, полностью автоматизируя процесс получения заявок на оказание услуг, а также обновления статуса их исполнения. Также в ходе разработки и внедрения данной подсистемы обеспечена возможность ее интеграции с другими системами ИОГВ, оптимизированы процессы оказания государственных услуг. Разработаны механизмы, позволяющие получать необходимую информацию для рассмотрения из других ведомств – это сервисы создания запросов через систему межведомственного электронного взаимодействия. За счет интеграции с Единым порталом минимизировано личное взаимодействие заявителя с органами исполнительными власти в Республике Бурятия.

Также в подсистеме оказания государственных услуг в электронном виде был реализован универсальный инструментарий, который позволяет в короткие сроки переводить оказание государственных услуг в электронный вид. С его помощью стало возможным добавление в подсистему новой госуслуги, независимо от регламента ее оказания, через выполнение штатных процедур, предусмотренных интерфейсом системы. Эта процедура может осуществляться любым пользователем подсистемы в штате заказчика, прошедшим подготовку и имеющим соответствующие полномочия. Таким образом, исключается необходимость выполнения дополнительной программной разработки для каждой конкретной государственной услуги силами подрядчика и связанных с этим длительных этапов – проведение обследования, написание технического задания, программирование процессов и интерфейсных форм, тестировании и т.д.

В совокупности, данные преимущества существенно увеличивает эффективность работы по предоставлению госуслуг населению, а также повышает их качество.

Благодаря тому, что система была реализована на единой базе данных и единой платформе SharePoint 2010, удалось избежать проблем, связанных с межведомственным взаимодействием различных органов государственной власти при оказании государственных услуг. SharePoint 2010 зарекомендовал себя как гибкий и удобный инструмент для реализации разного рода задач, при наличии у подрядчика соответствующего опыта, глубокого знания предметной области и специфики документооборота в органах государственной власти, а также наличия квалифицированных кадров для разработок на платформе SharePoint.

В рамках второго этапа модернизации системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия было дополнительно автоматизировано 700 рабочих мест. Таким образом, общее количество автоматизированных рабочих мест составляет около 1000, системой охвачены 80% ИОГВ Республики Бурятия.Все работы на объектах заказчика по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей выполнялись специалистами компании «Офис-Док».

В дальнейших планах заказчика – оптимизация работы пользователей за счет ввода регламентов, тиражирование системы на оставшиеся органы государственной власти Республики Бурятия, организация электронного согласования нормативно-правовых актов, осуществление централизованного контроля и полный переход на электронный документооборот без использования бумажных носителей, перевод оказания всех государственных услуг в электронный вид.

Компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург) – «Золотой партнер» ЭОС создана в 2001 году. Компания ежегодно на протяжении последних четырех летотмечается дипломами «Лучший партнер ЭОС». В настоящее время компания «Офис-Док» осуществляет внедрения решения вендора по всей территории России. Исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия сотрудничают с компанией «Офис-Док» с 2003 года, когда компания была выбрана в качестве подрядчика на внедрение системы электронного документооборота и ее дальнейшей поддержки.




Первый этап

Завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения EOS for SharePoint в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия. Проект реализовывался совместно компаниями «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и «Офис-Док» (Санкт-Петербург) – золотым партнером компании ЭОС.

История проекта берет начало в 2003 году, когда компания «Офис-Док» выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия. Впоследствии к системе были подключены все органы государственной власти Республики – компания «Офис-Док» оказывала услуги по сопровождению и технической поддержке.

В 2010 году, исходя из новых требований к системе и планов по развитию государственных услуг в электронном виде, было принято решение о модернизации системы. В качестве платформы для обновленной системы был выбран только что вышедший Microsoft SharePoint Server 2010 (SharePoint 2010), а в качестве прикладного решения, реализующего функции электронного документооборота – продукт компании «Электронные Офисные Системы» EOS for SharePoint, полностью встроенный в платформу SharePoint и существенно расширяющий её возможности.

Специалисты компании «Офис-Док» провели предпроектное обследование исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, изучили потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Все необходимые компоненты для реализации этого технического задания были включены компанией «Электронные Офисные Системы» в решение EOS for SharePoint. Таким образом, на базе одной из наиболее популярных в мире ECM-платформ – Microsoft SharePoint – было построено решение, обладающие всеми преимуществами продукта Microsoft и при этом полностью соответствующее всем требованиям по организации документооборота в российских органах государственной власти.

В ряде случаев потребовалась значительная доработка штатных возможностей SharePoint 2010. Например, построенная система поддерживает ведение раздельных картотек в одной базе данных, т.е. когда в каждом органе власти ведется своя картотека документов, но документ, зарегистрированный в картотеке одного министерства, может быть направлен сотрудникам другого министерства. Несложная, на первый взгляд, задача потребовала расширения штатных средств SharePoint 2010 в части обеспечения доступа к документам – теперь появилась возможность выдачи индивидуальных прав доступа пользователей к документам из картотек других министерств.

Большая работа была проведена по адаптации интерфейса под нужды разных категорий пользователей. Всего было разработано шесть видов интерфейса:

  • для делопроизводителей,
  • исполнителей,
  • руководителей среднего звена,
  • руководителей высшего звена,
  • помощников руководителей высшего звена,
  • контролеров.

Таким образом, интерфейс стал максимально «заточен» под выполнение функциональных обязанностей конкретной категории пользователей – под рукой всё необходимое и нет ничего лишнего.

Также было реализовано или усовершенствовано множество других, не менее важных, функций: периодический (ежедневный, еженедельный, ежемесячный) контроль за исполнением документов; контроль исполнения в многопунктовых документах; полноценный атрибутный поиск; поточное сканирование документов; возможность для пользователя выбирать сертификат при подписании документов электронной цифровой подписью и т.д.

Автоматизация классических функций документационного обеспечения управления важная, но не единственная задача, решенная в ходе реализации проекта. Работы, выполненные компаниями «Электронные Офисные Системы» и «Офис-Док», позволили перевести в электронную форму процесс оказания государственных услуг в Республике Бурятия.

В частности, были автоматизированы такие функции как: регистрация заявок на оказание госуслуг; направление заявок на рассмотрение; собственно рассмотрение заявок; создание запросов на получение информации, необходимой для рассмотрения заявок; мониторинг хода рассмотрения заявок; контроль исполнения заявок; ответ заявителю в электронной форме. Заявка на оказание госуслуги представляет собой регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами – документами заявителя. В карточке отражаются не только регистрационные данные, но и весь ход рассмотрения заявки.

Реализация системы на единой базе данных и единой платформе SharePoint 2010 исключает возникновение проблем, связанных с межведомственным взаимодействием различных органов государственной власти при оказании государственных услуг.

SharePoint 2010 показал себя как гибкий и удобный инструмент для реализации разного рода задач, при наличии у подрядчика соответствующего опыта, глубокого знания предметной области и специфики документооборота в органах государственной власти, а также наличия квалифицированных кадров для разработок на платформе SharePoint.

По завершении первого этапа модернизации системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в Республике Бурятия автоматизировано 280 рабочих мест. Системой охвачены три органа государственной власти: Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, министерство финансов и министерство имущественных и земельных отношений. Все работы на объектах заказчика по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей выполнялись специалистами компании «Офис-Док».

В планах заказчика на 2011-2012 г.г. – тиражирование системы на все исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия.


Сайт:  http://egov-buryatia.ru/

Получите демо-версию или закажите презентацию

Заполните заявку и мы оперативно свяжемся с вами!

Заполнить заявку
О системе Видео и FAQ Компания Партнеры Контакты

«Электронные
Офисные Системы»

ул. Шумкина, д. 20, стр. 1,
Москва 107113, Россия

+7 (495) 221-24-31

Давайте дружить
Найдём всё!