Обеспечение долговременного хранения документов с электронной подписью

Оригиналы документов в электронном виде постепенно получают все большее распространение. Однако при всех очевидных преимуществах, в течение ближайших нескольких лет организация, использующая электронные оригиналы столкнется с проблемой архивного хранения подобных документов. Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт как в методологическом, так и технологическом обеспечении хранения документов с электронной подписью.

В чем суть проблемы?

Срок действия сертификата электронной подписи (ЭП), аналога собственноручной подписи для бумажного документа, составляет 1-3 года. В тоже время срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года.

Теряет ли документ с недействительным сертификатом юридическую силу?

В случае с недействительным сертификатом электронной подписи, документ автоматически не теряет юридической силы, однако потребуются доказательства того что на момент подписания сертификат ЭП был действителен, и ЭП была верна.

Почему бы просто не увеличить срок действия сертификата?

Срок действия сертификата ЭП определяет удостоверяющий центр, выдавший сертификат. При использовании сертифицированных средств, условия применения средств электронной подписи обязательны к исполнению. В них определены сроки действия ключей, а, следовательно, и сертификатов. Как правило, ограничения срока действия ключей вызвано необходимостью обеспечения криптографической стойкости ключей.

Как можно обеспечить долговременное хранение документа с электронной подписью?

Вариант 1. Автоматическое переподписание

Закон «Об электронной подписи» 63-ФЗ предусматривает возможность автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе. Таким образом, предвидя окончание срока действия сертификата электронной подписи, система хранения может подписать хранимый документ новым сертификатом, подтверждающим, что на момент переподписания, сертификат ЭП был действителен. Таким образом, «срок действительности» электронного документа может быть продлен на три года, потом еще на три года и так далее до истечения сроков хранения. Проводя аналогию с бумажным документом, на документ ставится своего рода штамп «Подпись верна» с подписью ответственного лица. Затем, еще один штамп «Подпись верна», и так далее.

Вариант 2. Использование квитанций переподписания ( DVCS)

Сервис DVCS (Data Validation and Certification Server) --служба заверения электронных сообщений доверенной третьей стороной. Результатом обращения к сервису DVCS является квитанция DVC – подписанный электронной подписью документ, содержащий результаты проверки исходного документа и данные о времени выполнения проверки. То есть, квитанции о результатах проверки электронной подписи позволяют делать выводы о действительности электронной подписи.

Таким образом, при обнаружении документа с «истекающим сроком годности» сертификата ЭП, мы может получить, используя сервис DVCS, квитанцию подтверждающую действительность документа на момент проверки. И обеспечить действительность электронной подписи на документе на срок действия квитанции. При завершении «срока годности» электронной подписи квитанции, мы можем запросить квитанцию, подтверждающую действительность электронной подписи квитанции. И, таким образом, обеспечить действительность документа еще трех лет. Аналогично, до тех пор пока будет сохраняться необходимость в хранении выбранного документа. DVC квитанции о результатах проверки электронной подписи позволяют делать выводы о действительности электронной подписи даже после истечения срока действия сертификата благодаря механизму пролонгации квитанций (выпуска квитанции на квитанцию).

Для бумажного документа процесс выглядел бы примерно так – к документу прикрепляется отдельный лист, с текстом «документ проверен, подпись верна», затем еще один «документ подтверждающий действительность документа проверен, подпись верна».

Какой из вариантов правильный?

Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день не существует. К преимуществу использования квитанций DVCS можно отнести большую скорость работы (не требуется вычисление хэш-функций при переподписание). И это довольно существенный аргумент при хранении большого объема документов. С другой стороны, вариант технологического переподписания используется уже достаточно давно. В любом случае, сохраняются определенные риски, связанные с возможностью различных трактовок соответствующих законодательных норм и пока еще сравнительно большим числом прецедентов предоставления электронных оригиналов в судах.

Как практически организовать хранение электронных оригиналов?

В ряде проектов на базе системы eDocLib и других наших продуктов реализован и используется механизм автоматического переподписания (вариант 1). Также, совместно с партнерами ЭОС реализуются проекты по применению сервисов DVCS.

Важно заметить, что применение и архивное хранение электронных оригиналов документов требует не только технологических решений но и подготовки соответствующей нормативной базы.

Системы eDocLib и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяют обеспечить технологическую реализацию долговременного хранения электронных оригиналов.