Экспертиза ценности документов

Определение сроков хранения архивных документов начинается с составления номенклатуры дел. Законодательство устанавливает для многих групп документов минимальные сроки их хранения, при этом при необходимости организация может увеличить эти сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения».

Этот реквизит является важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.

Наш YouTube канал

Экспертиза ценности документов предполагает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивный работник» и «Делопроизводитель» создают в системе следующие акты:

Акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
Акт об утрате документов (для утерянных документов);
Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).

Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.

Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивный работник» в системе отмечает выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования.
Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.