Поисковые возможности

• Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (или их сочетанию) АРК;

• Сохранение, просмотр, корректировка сохраненных поисковых запросов;

• Поиск с отображением списка результатов по сформированным поисковым запросам;

• Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице;

• Печать результатов поиска;

• Поиск по штрих-коду.

Простая загрузка

• Использование технологии поточного сканирования для перевода бумажного архивного фонда в цифровой вид, поддерживаемый системой;

• Приём исполненных документов из СЭД «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.

«Поточное сканирование»

Опция «Поточное сканирование» предназначена для автоматизации процесса массового сканирования с прикреплением образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам.

Опция «Поточное сканирование» обеспечивает автоматизацию следующих процессов:

• прикрепление отсканированных образов к АРК;

• создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, прикрепление к ним соответствующих файлов (цифровых образов, отсканированных с бумажных экземпляров).

Обеспечение долговременного хранения электронных подлинников

В настоящее время существует проблема долговременного хранения документа с электронной подписью (электронного оригинала). Срок действия сертификата ЭП, аналога собственноручной подписи на бумаге, составляет 1-3 года. Но срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года.

Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт в методологическом и технологическом обеспечении долговременного хранения электронных подлинников документов. В рамках проектов с помощью системы «Архивное дело» реализованы решения по обеспечению целостности и сохранности электронных оригиналов.

Подробнее

«Читальный зал»

Электронные архивы (ЭА) призваны значительно упростить работу с находящимися в них материалами и повысить эффективность использования информационных ресурсов.

Организация доступа к информации, хранящейся в ЭА, является важной задачей автоматизации архивного делопроизводства.

Модуль «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к ЭА. Работа с опцией характеризуется простотой доступа к делам и документам, удобством их использования. «Читальный зал» имеет широкие возможности поиска нужных материалов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий.

Назначение

Модуль «Читальный зал» предназначен для информационно-справочного обслуживания пользователей электронного архива. Он автоматизирует процесс доступа к следующей информации:

• архивным карточкам дел;

• архивным карточкам документов;

• электронным образам документов

При этом функции «Читального зала» позволяют:

• просматривать содержимое архивных фондов, дел, документов;

• регламентировать доступ каждого читателя к тем или иным ресурсам;

• создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда можно помещать отобранные пользователями материалы;

• осуществлять поиск дел и документов по атрибутам, а также содержанию.

Права пользователей

В «Читальном зале» возможны две роли пользователя: Читатель или Библиотекарь

Читатель имеет доступ:

• к информации одного или нескольких архивных фондов;

• к информации по одному или нескольким грифам (общий, ДСП и т.д.);

• к документам по одному или нескольким подразделениям – источникам комплектования;

• к общим папкам (может быть запрещен);

• к материалам определенных годов.

Также Читатель имеет права на:

• создание и управление своими личными папками;

• помещение дел и документов в свои личные папки;

• просмотр прикрепленных файлов с электронными образами документов (может быть запрещен).

Библиотекарь обладает правами на:

• регистрацию и удаление пользователей;

• редактирование реквизитов пользователя;

• определение прав доступа Читателя к ресурсам электронного архива;

• печать карточки пользователя;

• просмотр списка пользователей;

• поиск пользователя среди зарегистрированных;

• определение временного периода, в течение которого Читателю разрешено работать в «Читальном зале»;

• помещение дел и документов в общие/личные папки;

• создание и ведение списка общих папок;

• перевод любой личной папки в состав общих.