Классификаторы дел и документов

В «Архивном деле» справочно-поисковая система реализована в виде отдельного раздела, который представляет собой набор иерархических каталогов, настраиваемый технологом системы по правилам, принятым в архиве организации.

Тематические каталоги:

• создаются отдельно для дел и отдельно для документов,

• могут состоять из рубрик с любым количеством уровней иерархии.

Использование тематических каталогов позволяет классифицировать дела и документы в пределах фонда абсолютно по любым признакам, в том числе по тем направлениям и видам деятельности, по которым архив получает запросы на предоставление документов от сотрудников организации для работы с документами архива:

• по источнику поступления,

• по фамилии (наименованию) автора документа,

• по годам и периодам,

• по географическому признаку (например, странам или городам),

• по тематическому признаку

• и пр.

Тематические каталоги для классификации для дел и документов фонда в системе «Архивное дело» настраиваются в карточке фонда. Выбор тематических рубрик для дел и документов выполняется в карточке дела и документа на специальной вкладке.

При необходимости, пользователь системы может изменять классификацию, редактируя состав рубрик в карточках дел и документов.

При работе в справочно-поисковой системе, пользователь может:

• просматривать перечни дел, документов, которые относятся в выбранной тематической рубрике;

• просматривать и редактировать карточки дел, документов;

• исключать дела из одной тематической рубрики и включать их в другую тематическую рубрику (либо исключать из тематической рубрики насовсем).