Особенности процесса передачи электронных документов

• Формирование контейнера установленного формата для передачи документов на архивное хранение.

• Подписание контейнера электронной подписью сотрудника, передающего документы на хранение.

• Проверка контейнера на содержание вредоносного программного обеспечения и форматно-логический контроль.

• Учет электронных документов в реестре подлинников. Реестр подлинников формируется на основании записей документов, размещенных в закрытом эталонном хранилище.

• Блокировка доступа к эталонному хранилищу для всех пользователей системы. Для работы с документами в системе автоматически создается рабочая копия, с которой в дальнейшем и работают пользователи.

Компоненты доверенной среды

Основные преимущества работы с электронными документами с использованием данного подхода

Гибкость

• Для загрузки информации о делах и документах в систему «Архивное дело», используется информационный ярлык, который может использоваться бесшовно при передаче документов в составе дела из системы оперативного делопроизводства, а также пересылаться при необходимости ответственному за загрузку данных сотруднику.

• При необходимости можно реализовать прием на хранение документов из нескольких систем.

Полнота информации и регламентированный доступ

• Все документы электронного дела по результатам импорта в систему «Архивное дело» доступны для просмотра в полном составе в соответствии с правами пользователей.

• В целях долгосрочного архивного хранения электронных документов и обеспечения доступа к ним даже в случае невозможности воспроизведения исходного формата файла, для файлов каждого электронного документа предусмотрено обязательное формирование специального файла в формате PDF/A, который содержит визуализацию всех файлов этого электронного документа.

• Также в состав документа входит архивный файл, содержащий информацию об электронных подписях и xml-файл, содержащий метаданные регистрационной карточки документа из системы оперативного делопроизводства.

  
  Состав контейнера передачи электронного документа

• Обеспечение полноты и целостности информации во время передачи электронных подлинников документов из системы оперативного делопроизводства, при размещении их в файловом хранилище, импорте и дальнейшем использовании электронных документов в системе «Архивное дело».

  
  Процесс передачи электронного документа в «Архивное дело»

• Целостность документов в системе «Архивное дело» обеспечивается за счет расчета хеш-сумм для хранимых документов с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов, при этом:

     - можно настроить любое количество алгоритмов для расчета хеш-суммы;

     - при утрате актуальности алгоритмов они могут быть заменены с пересчетом без потери данных.

• Надежность хранения усиливается за счет размещения информации в рабочем и эталонном хранилищах с возможностью восстановления данных из эталонного экземпляра.